Bezpieczne, zdalne sesje Rady - głosowanie z domu
Zdajemy sobie sprawę, że prace Rad są szczególnie istotne w trudnej sytuacji, w jakiej się wszyscy znaleźliśmy, a podejmowane uchwały mają kluczowe znaczenie dla walki z wirusem, dlatego dostosowaliśmy nasz system i pomagamy organizować pracę samorządów w tym trudnym okresie umożliwiając radnym głosowania zdalne (z domu).
Wychodząc naprzeciw sytuacji wprowadziliśmy również inne zmiany, które pozwolą na kontynuację Państwa pracy a jednocześnie zapewnią najwyższy poziom bezpieczeństwa Państwa pracownikom i radnym.
Chcąc wesprzeć wszystkie samorządy oferujemy niezobowiązujący i darmowy dostęp do aplikacji przez 3 miesiące.
UWAGA! Szczególnie w czasie sesji zdalnych, które odbywają się poza urzędem ważne jest, aby radni mieli niezachwianą pewność, nad czym głosują. W systemie POSIEDZENIA.PL do każdego okna głosowania przypisana jest nazwa uchwały, dzięki czemu radni mają jasną i pewną informację, czego dot. głosowanie.
W konkurencyjnych rozwiązaniach, gdzie okno z głosowaniem posiada jedynie przyciski (bez nazwy uchwały) istnieje bardzo duże ryzyko, że radny się pomyli i nawet nie będzie sobie z tego zdawać sprawy.
W obliczu epidemii COVID-19 wszelkie zgromadzenia, w których uczestniczy kilka lub kilkanaście osób narażone są na szczególne niebezpieczeństwo. Co więcej, duża część radnych to osoby w wieku powyżej 50 lat, co umieszcza ich w grupie szczególnego ryzyka.
Głosowanie zdalne (spoza urzędu) jest banalnie proste w obsłudze
Oto jak wygląda:
| 1 | Wszyscy użytkownicy systemu - Radni, Przewodniczący Rady, pracownicy BOR - mogą się zalogować zdalnie, bez wychodzenia z domu, z dowolnego miejsca na świecie. |
| 2 | Logowanie do systemu możliwe jest z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu - smartfona, tabletu, komputera. |
| 3 | Sugerujemy, aby w dniu posiedzenia w urzędzie był dostępny jedynie Przewodniczący lub Wiceprzewodniczący, który będzie prowadził posiedzenie i będzie widoczny na transmisji.
|
| 4 | Radni oddają głosy bez wychodzenia z domu, widząc dokładnie nad czym trwa głosowanie (okno z przyciskami ma przypisaną nazwę uchwały). Lista oddawanych głosów aktualizuje się na bieżąco, bez opóźnień, dzięki czemu cały proces przebiega dokładnie tak jakby sesja odbywała się w urzędzie. |
Zdajemy sobie sprawę z tego, że głosowania to zaledwie końcowy etap prac Rady a bardzo istotnym elementem posiedzeń jest dyskusja, dlatego wdrożyliśmy funkcję chatu. Oferujemy kilka możliwości:
| 1 | Chat video- jest to rozszerzenie funkcji chatu głosowego, w którym uczestnicy sesji nie tylko słyszą przemawiającą osobę ale również ją widzą. Wizerunek mówcy jest również nakładany na transmisję.  |
| 2 | Chat głosowy - rozszerzenie modułu dyskusji, dzięki któremu przeprowadzicie Państwo debatę podczas sesji zdalnych tak, jakby odbywały się w urzędzie. Radni zgłaszają się do dyskusji w trzech trybach - normalnym ("proszę o głos"), ad vocem oraz wniosku formalnego.  |
| 3 | Chat tekstowy - jest to rodzaj komunikatora wbudowanego w aplikację, za pomocą którego radni kontaktują się pomiędzy sobą i z przewodniczącym poprzez wpisywanie wiadomości tekstowych.  |
Do dyskusji w czasie sesji zdalnych wykorzystujemy mikrofony wbudowane w telefonie, tablecie lub laptopie, dzięki czemu nie jest wymagany dodatkowy sprzęt. Dzięki wbudowanym w każdym urządzeniu głośnikom każdy słyszy przemawiającą osobę. Udzielaniem głosu zajmuje się przewodniczący (lub osoba prowadząca sesję), dzięki czemu dyskusja jest uporządkowana i odbywa się tak, jakbyście Państwo przebywali w urzędzie.
| 4 | Telekonferencja - jest to zbiorowe połączenie głosowe, w którym wszyscy uczestnicy sesji słyszą siebie nawzajem i mogą prowadzić dyskusję. Aby w niej wziąć udział należy zadzwonić na podany wcześniej numer i wpisać PIN autoryzacyjny, zapewniający bezpieczeństwo. |
W jaki sposób system POSIEDZENIA.PL pomoże zorganizować Państwa pracę w czasie walki z wirusem:
- Możliwość przeprowadzania głosowania zdalnego z miejsca zamieszkania radnych (opcja uruchamiana w panelu administracyjnym).
- System kryzysowej komunikacji masowej - z poziomu naszej aplikacji możecie Państwo wysyłać hurtowo komunikaty SMS, głosowe oraz e-mail o dowolnej treści, co usprawni dystrybucję najważniejszych informacji bez wchodzenia w kontakty z odbiorcami.
- Zdalne udostępnianie dokumentów - aplikacja pozwala na udostępnianie wszelkich dokumentów na wirtualnym dysku, dzięki czemu radni i inne osoby w Państwa jednostce mogą się z nimi zapoznać bez wychodzenia z domu.
- Rozszerzony dostęp do systemu transmisji na czas walki z wirusem - zdajemy sobie sprawę, że obecna sytuacja wymaga nowych środków komunikacji z mieszkańcami, dlatego umożliwiamy Państwu korzystanie z systemu transmisji nie tylko do posiedzeń, ale również innych celów - przemówień władz, konferencji, spotkań sztabów kryzysowych itd.
System POSIEDZENIA.PL umożliwia Państwu kontynuację prac samorządu w bezpieczny sposób, bez narażania radnych i Państwa pracowników na zagrożenie.
Zdajemy sobie sprawę, że sytuacja związana z epidemią jest dynamiczna, dlatego reagujemy na wszystkie zmiany i doniesienia błyskawicznie, czego przykładem może być wdrożenie funkcji głosowania zdalnego w ciągu 20 godzin od daty ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego. Gwarantujemy, że w przypadku konieczności wprowadzenia kolejnych zmian i funkcji zareagujemy równie szybko, dostosowując nasz system do nowej sytuacji.
Wszystkim jednostkom samorządowym, które chciałyby skorzystać z naszego systemu oferujemy:
- 3 miesiące darmowego dostępu do systemu głosowań imiennych,
- możliwość wykorzystania do głosowania dowolnych urządzeń z dostępem do internetu: komputerów, tabletów, telefonów komórkowych - zerowe koszty wdrożenia,
- w przypadku chęci zakupu urządzeń do głosowania możliwość zapłaty w ciągu 3 miesięcy,
- uruchomienie dostępu do systemu w ciągu 24h.