Bezpieczne, zdalne sesje Rady - głosowanie z domu

Zdajemy sobie sprawę, że prace Rad są szczególnie istotne w trudnej sytuacji, w jakiej się wszyscy znaleźliśmy, a podejmowane uchwały mają kluczowe znaczenie dla walki z wirusem, dlatego dostosowaliśmy nasz system i pomagamy organizować pracę samorządów w tym trudnym okresie umożliwiając radnym głosowania zdalne (z domu).

Wychodząc naprzeciw sytuacji wprowadziliśmy również inne zmiany, które pozwolą na kontynuację Państwa pracy a jednocześnie zapewnią najwyższy poziom bezpieczeństwa Państwa pracownikom i radnym.

Chcąc wesprzeć wszystkie samorządy oferujemy niezobowiązujący i darmowy dostęp do aplikacji przez 3 miesiące.

UWAGA! Szczególnie w czasie sesji zdalnych, które odbywają się poza urzędem ważne jest, aby radni mieli niezachwianą pewność, nad czym głosują. W systemie POSIEDZENIA.PL do każdego okna głosowania przypisana jest nazwa uchwały, dzięki czemu radni mają jasną i pewną informację, czego dot. głosowanie.

W konkurencyjnych rozwiązaniach, gdzie okno z głosowaniem posiada jedynie przyciski (bez nazwy uchwały) istnieje bardzo duże ryzyko, że radny się pomyli i nawet nie będzie sobie z tego zdawać sprawy.

W obliczu epidemii COVID-19 wszelkie zgromadzenia, w których uczestniczy kilka lub kilkanaście osób narażone są na szczególne niebezpieczeństwo. Co więcej, duża część radnych to osoby w wieku powyżej 50 lat, co umieszcza ich w grupie szczególnego ryzyka.

Głosowanie zdalne (spoza urzędu) jest banalnie proste w obsłudze

Oto jak wygląda:


1

Wszyscy użytkownicy systemu - Radni, Przewodniczący Rady, pracownicy BOR - mogą się zalogować zdalnie, bez wychodzenia z domu, z dowolnego miejsca na świecie.


2

Logowanie do systemu możliwe jest z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu - smartfona, tabletu, komputera.


3

Sugerujemy, aby w dniu posiedzenia w urzędzie był dostępny jedynie Przewodniczący lub Wiceprzewodniczący, który będzie prowadził posiedzenie i będzie widoczny na transmisji.

Ważne! Do uruchomienia transmisji wystarczy kliknięcie jednego przycisku w aplikacji i może to zrobić dowolny operator systemu (informatyk, pracownik BOR, Przewodniczący itd.) z dowolnego miejsca na świecie.


4

Radni oddają głosy z bez wychodzenia z domu, widząc dokładnie nad czym trwa głosowanie (okno z przyciskami ma przypisaną nazwę uchwały). Lista oddawanych głosów aktualizuje się na bieżąco, bez opóźnień, dzięki czemu cały proces przebiega dokładnie tak jakby sesja odbywała się w urzędzie.


Zdajemy sobie sprawę z tego, że głosowania to zaledwie końcowy etap prac Rady a bardzo istotnym elementem posiedzeń jest dyskusja, dlatego wdrożyliśmy funkcję chatu. Oferujemy dwie możliwości:



1

Chat tekstowy - jest to rodzaj komunikatora wbudowanego w aplikację, za pomocą którego radni kontaktują się pomiędzy sobą i z przewodniczącym poprzez wpisywanie wiadomości tekstowych.


POSIEDZENIA.pl


2

Chat głosowy - rozszerzenie modułu dyskusji, dzięki któremu przeprowadzicie Państwo debatę podczas sesji zdalnych tak, jakby odbywały się w urzędzie. Radni zgłaszają się do dyskusji w trzech trybach - normalnym ("proszę o głos"), ad vocem oraz wniosku formalnego.


POSIEDZENIA.pl

Do dyskusji w czasie sesji zdalnych wykorzystujemy mikrofony wbudowane w telefonie, tablecie lub laptopie, dzięki czemu nie jest wymagany dodatkowy sprzęt. Dzięki wbudowanym w każdym urządzeniu głośnikom każdy słyszy przemawiającą osobę. Udzielaniem głosu zajmuje się przewodniczący (lub osoba prowadząca sesję), dzięki czemu dyskusja jest uporządkowana i odbywa się tak, jakbyście Państwo przebywali w urzędzie.

W jaki sposób system POSIEDZENIA.PL pomoże zorganizować Państwa pracę w czasie walki z wirusem:

- Możliwość przeprowadzania głosowania zdalnego z miejsca zamieszkania radnych (opcja uruchamiana w panelu administracyjnym).

- System kryzysowej komunikacji masowej - z poziomu naszej aplikacji możecie Państwo wysyłać hurtowo komunikaty SMS, głosowe oraz e-mail o dowolnej treści, co usprawni dystrybucję najważniejszych informacji bez wchodzenia w kontakty z odbiorcami.

- Zdalne udostępnianie dokumentów - aplikacja pozwala na udostępnianie wszelkich dokumentów na wirtualnym dysku, dzięki czemu radni i inne osoby w Państwa jednostce mogą się z nimi zapoznać bez wychodzenia z domu.

- Rozszerzony dostęp do systemu transmisji na czas walki z wirusem - zdajemy sobie sprawę, że obecna sytuacja wymaga nowych środków komunikacji z mieszkańcami, dlatego umożliwiamy Państwu korzystanie z systemu transmisji nie tylko do posiedzeń, ale również innych celów - przemówień władz, konferencji, spotkań sztabów kryzysowych itd.


System POSIEDZENIA.PL umożliwia Państwu kontynuację prac samorządu w bezpieczny sposób, bez narażania radnych i Państwa pracowników na zagrożenie.

Zdajemy sobie sprawę, że sytuacja związana z epidemią jest dynamiczna, dlatego reagujemy na wszystkie zmiany i doniesienia błyskawicznie, czego przykładem może być wdrożenie funkcji głosowania zdalnego w ciągu 20 godzin od daty ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego. Gwarantujemy, że w przypadku konieczności wprowadzenia kolejnych zmian i funkcji zareagujemy równie szybko, dostosowując nasz system do nowej sytuacji.


Wszystkim jednostkom samorządowym, które chciałyby skorzystać z naszego systemu oferujemy:

- 3 miesiące darmowego dostępu do systemu głosowań imiennych,

- możliwość wykorzystania do głosowania dowolnych urządzeń z dostępem do internetu: komputerów, tabletów, telefonów komórkowych - zerowe koszty wdrożenia,

- w przypadku chęci zakupu urządzeń do głosowania możliwość zapłaty w ciągu 3 miesięcy,

- uruchomienie dostępu do systemu w ciągu 24h.